秘书基础:电子文件的特点

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  电子文件的特点

  (1)非人工识读性。

  电子文件使用了人工不可识读的记录符号——数字代码,人类无法直接识读和理解

  经过复杂编码的“比特”,例如,人们在高倍显微镜下可以看见光盘上直径小于百万分

  之一毫米的刻写激光斑点,但不可能读懂那些斑点的含义。此外,数字信息在传输、存

  储中有时会经过压缩、加密等处理,只有通过计算机特定的程序进行解码、解压或解密,使之还原为输入前的状态,人们才可以识读它。

  (2)对电子技术和设备的依赖性。电子文件的形成与利用均依赖于电子环境和电子技术,必须借助一定的设备和技术才能识别和利用。当生成电子文件的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代而与原有的系统不兼容时,就需要保存原有的老的系统,进行适应新系统的转换、迁移工作,以确保电子文件的可读性。

  (3)信息的可变性。造成电子文件信息发生变化的主要原因有:第一,在传统文件中,载体(如纸张)不仅是信息的承载物,它与所呈现的信息结为一体,使原有信息固化在载体上,信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在这特定的载体上,不能改变。电子文件信息和特定载体的可分离性导致载体不再具有对信息的固化作用,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,信息可以在不同载体之间转移,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。第二,电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。到目前为止,电子文件存储介质的物理寿命(保证存储的数据不丢失的时间)还远远比不上纸张,材料的氧化和变质、磁场的影响等很容易破坏磁介质上存储的数据,因此每隔一定时间就必须对原载体上的数据进行拷贝,使之保持常新的状态,防止信息的丢失。这点从电子文件的存储介质不断地更新换代上可以看出。例如,软盘从5英寸到3.5英寸,再到目前的可移动USB电子闪盘(U盘)对3.5英寸软盘的取代,这一切只用了不到10年时间,光盘的规格也在发生变化。由存储技术的发展可以预见,不久的将来会有更小巧、大容量的新的存储介质出现。不断升级的计算机软、硬件逐渐对老式存储介质不再兼容,这就要求人们将原存储介质上的信息转换到新型存储介质上,或者将原文件迁移到新的技术环境中,以保证文件的可访问性和可读性。而转换、迁移过程中由于操作和其他方面的原因,导致信息的丢失或失真有时是不可避免的。

  (4)信息与载体的可分离性。自古以来所有形式的信息记录,无论是文件还是图书,其信息都被固定在某一载体上,成为不可分离的一个“实体”,如墨迹必须依附在纸张上才能形成文字或图形,文献的使用、流传都是以这种实体形式实现的。对于正式

  文件来说,内容与最初形成时的标记同时被固定在载体上,为文件打上了明显的原始烙印。而在电子文件中,信息不再与原记录载体捆绑在一起,不再具有物理意义上的固定实体状态,也不再具有固定的物理位置,而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换,可以根据需要随时改变或扩展、缩小其存储空间,还可以通过网络传给异地的计算机终端,其内容却不发生任何变化。

  (5)信息的可共享性。对于一份纸质文件来说,通常只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读。而电子文件可以不受这种限制,因为电子文件的处理环境是电子计算机或网络,如果不特意采取措施,则可以做到用网络上的任何终端设备去读取存储在某一个设备上的电子文件。另一方面,一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端,就像发布文告一样。电子文件的信息摆脱了纸质文件的时间和空间的制约,通过网络传播和交流,供用户随时随地查阅和利用,实现档案资源的信息共享,更好地为用户提供服务。

  (6)多种信息载体的集成性。传统的纸质文件主要承载文字和图形信息,而电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式有机组合,这种文件称为“多媒体文件”。多媒体文件集图、文、声、像于一体,能够更加真实、生动地再现当时的活动情况,从而强化了文件对社会活动的记忆和再现功能。在甩多媒体技术制作的文件中,文字、图像、声音等各种信息都用二进制数字来表达,它和文本文件一样可以在屏幕上显示,且同时输出,并可以通过网络进行远距离快速传输。


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