秘书基础:电子文件的种类

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电子文件的种类


按不同的标准划分,电子文件有不同的类型。目前划分电子文件的方法主要有以下


几种:


1.按电子文件的存在形式划分


(1)文本文件(text)。也称为字处理文件,是指利用文字处理技术(如WPS和Word等字处理软件)生成的文字文件、表格文件等。文本文件存储的内容通常由ASCII标准代码和GB312--1980标准汉字代码构成。使用不同的文字处理软件编辑的文本文件一般不能直接交换使用,常用的文件格式有WPS和DOC等。纯文本文件不包含格式代码,在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制,常用的格式有TXT等。


(2)数据文件(data)。数据文件主要包括两类:一是含有数据的电子表格文件,如用Excel软件制作的用于记录或计算各种数据的表格,格式为XLS。二是数据库电子文件,是指在事务处理系统中单独承担文件职责,或者作为文件的重要组成部分出现的数据对象,也可以说是以数据库数据形式存在的具有文件属性的记录,一个数据库由若干记录组成,一个记录由若干字段(数据项)组成,根据机构需要建立的数据文件可以是数据库中的一个记录,也可以是若干相关的记录。数据库因管理程序不同具有不同的格式,一般来说,不同的数据库之间需要通过转换程序才能进行信息交换。数据库的生成一般有两种方式,一是人工输入数据,利用相应的数据库应用程序形成数据库,二是使用条形码扫描器、A/D变换器等传感设备自动采集数据。此外,使用已有的数据借助某些软件包亦可自动生成新的数据库。


(3)图形文件(graphic)。指用计算机辅助设计(CAD)或绘图等手段生成的静态图形文件。图形文件由代表绘图坐标的矢量和一些参数组成,可以使用特殊的代码格式存储,也可以使用纯文本文件的代码存储,以便在不同的软件包之间进行信息交换。


(4)图像文件(image)。指借助视频设备获得的动态图像文件,如使用扫描仪扫描的各种原件画面,用数码相机拍摄的照片,用PhotoShop等软件制作的效果图等。纸质档案、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件。图像文件的分辨率与存储空间成正相关关系,不同格式的图像文件不能任意交换使用,常用的文件格式有JPG,BMP,TIF等。彩色图像文件的内容一般是用表示图像像素的代码形式存储的,能否正确复现原色彩还与显示器的性能有关。


(5)声音文件(audio)。指用音频设备(如数码录音机)录入或用编曲软件生成的文件。常用的文件格式有WAV,MP3等。用音频设备录入并转换为数字形式的文件,采样频率和速率越高,音质越好,文件所占存储空间就越大。用编曲软件生成的文件一般称为MIDI文件。还有一些音乐文件是将上述文件压缩或转换生成的(如MP3等)。声音文件播放时需要使用相关的设备和程序。


(6)影像文件(video)。指使用视频捕获设备(如数码摄像机)录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面文件,如数字影视片、动画片等。视频捕获设备还可将模拟影像转换成数字影像。影像文件需要较大存储空间,其分辨率与存储空间成正比。影像文件有不同的格式或标准,主要格式有MPEG,AVI等,播放时需要使用相关的设备和程序。


(7)多媒体文件(multimedia)。指借助计算机多媒体技术制作的由文本、图像、影像、声音等若干种文件合成的多种媒介的文件。数字影视片、PPT文件大多采用了多媒体技术。多媒体文件综合运用图、文、声、像等多种信息形式记录事物面貌,可以更加真实、生动地再现当时的情景,已经成为政府机关和企事业单位重要的记录形式和文件种类。


(8)程序文件(program)。指为处理各种事务用计算机语言编写的程序,是一种计算机语言。它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机,通过相应的编译程序编译后执行,有些还要经过连接程序才能执行。“源程序”是纯文本文件,由特定的计算机指令序列构成,具有可移植性,一般不受计算机类型的限制,编译后的软件在不同类型的计算机上不能兼容。“源程序”能表明版权的归属,对于计算机软件的开发者来说具有重要的保存价值。


(9)超文本文件(hypertext)。指包含信息链接功能的文件。超文本是一种信息组织方法,具有较为复杂的信息结构,它对相关数据和信息以节点链接的形式建立有效关联,确定并显示各节点信息之间的相互关系,主要采用HTML格式。用户可以通过这种链接功能获取超文本文件节点网络中的任意相关信息。如很多门户网站(新浪、搜狐等)网页(web page)就是使用超文本技术制作的,一些数据库的检索导航系统也采用了超文本技术。


2.按电子档案的功能划分


电子档案按其功能不同可分为主文件、支持性文件及辅助性、工具性文件。


(1)主文件。指表达作者意图、行使职能的文件。对于纸质文件而言,任何一份文件都是主文件,可以独立地发挥作用。而电子文件生成、运行、存在于一定的软、硬件 环境中,需要以相应的支持性、辅助性、工具性文件作为读取和处理条件。


(2)支持性文件。主要是指生成和运行主文件的软件,如文字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。


(3)辅助性、工具性文件。主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件’如计算机程序类文件往往附带若干辅助设计文件和图形文件,数据库往往附带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。


主文件与支持性文件及辅助性、工具性文件是相辅相成的。没有支持性文件及辅助性、工具性文件,主文件无法正常运行和查找,甚至根本不能生成和打开;而没有主文件,支持性文件及辅助性、工具性文件不能独立地行使文件的职能,甚至可能失去存在或保存的必要。


3.按电子档案产生的环境划分


(CAD子档案产生的环境划分,一般可分为办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计(CAD)和制造中产生的文件。


4.按电子档案的属性划分


按照电子档案的属性划分,一般可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等。


5.按电子档案的生成方式划分


电子档案按其生成方式可分为由计算机系统直接生成的原生电子文件,对传统文件(如纸质文件和胶片等)用扫描仪和相机等输入设备处理后生成的数字化电子文件。


随着我国社会信息化的发展和推进,在办公自动化过程中直接形成了越来越多的电子文件。这些文件产生的技术环境不尽相同,包括个人计算机、过程控制计算机和各种形式的网络环境等;其信息输入方式也呈现出多样化和便捷性的特征,包括键盘录入、语音录入、书写录入、音频或视频设备录入、传感设备自动采集等。这些文件的最初形态是数字信息,根据需要,可以用屏幕显示、播放、打印等各种方式输出,可称为原生电子文件。


为满足社会各方面对电子文件的网上共享,档案信息资源网上共享日益扩大的需求'不少国家的政府机关和档案机构开始对传统载体的文件、档案(主要是纸质文件、档案和缩微胶片)等信息进行数字化转换以实现资源共享。解决这个问题的主要方法是采用扫描设备将图像性质的原文件转换成数字图像方式,或使用光学字符识别软件(OCR)识别后形成文本方式。




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