秘书基础:电子档案的管理要求

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电子档案的管理要求


【示例分析】


近几年,坐标公司逐渐实现了办公自动化,在形成纸质档案的同时又产生了大量的电子档案。公司为了方便档案需求者对档案资源的查询,也为了更好地保存纸质档案原件,公司在具备了企业内部的局域网环境后,使用一套办公自动化软件系统--ichem系列软件,可以对现有的文件实行在线生成、发布、检索等一系列功能,企业内外实现了高效的信息沟通、网络协同无纸化办公,大大提高了工作效率。此外,公司还组织人员将纸质档案进行扫描转化成电子形式,供人们在一定的利用权限内通过计算机查阅。现在,公司员工在自己的办公室就可以通过公司内部的局域网利用单位的电子档案,不必像以往那样必须到档案部门查阅档案了。


【点评】由于电子计算机技术、通信技术与网络技术的运用,出现了电子政务和电子商务等管理和经营方式,电子汇款、电子购物,甚至电子合同的签订都已成为现实。因此,在单位的工作活动中,形成了大量的电子档案,它们发挥着与纸质档案同样重要的作用。秘书要加强对电子档案的管理,确保电子档案的真实、完整和安全。电子档案作为一种重要的档案形式,应纳入现行的档案管理体系,由档案部门集中管理。秘书人员在对电子档案管理时应注意以下要求:


1.真实性


电子档案由于生来具有的一些特点,如电子文件易于修改,且改动后可以不留痕迹,而且在网络上运行的电子文件也有可能被非法截获或更改;电子文件由于制作过程的虚拟化使得在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别,使得人们无法区分其中哪些是“原件”,哪些是“复制件”;电子计算机软、硬件技术的不断更新换代,为了保证电子档案的可读性,常常需要加以转换,因此长期保存的电子档案很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同;由于电子文件信息与载体的可分离性,使得电子档案不再具有固定的载体,根据利用需要,人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件,还需要定期进行复制,转换载体,以防止信息损失。由于一份电子文件没有了固定的载体,也就无法通过载体来判定这份电子文件的原始性;电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性。目前电子文件的签署技术还不普及,还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件等。电子文件的这些特点使得无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性。电子档案的这些特点,使得它不像纸质档案那样,内容的原始性附着在形式的原始性上,借助形式的原始性可证实和确认纸质档案内容的原始性,原始性体现为内容和形式的统一,原件成为集两种原始性于一身的统一体。纸质档案原件的基本条件包括特定的内容、载体、字迹材料、体例、格式以及有法定效用的签署、印章等,其中任何一项的变化,人们都有理由对它的原始性表示怀疑。原件还必须是由特定的作者,在特定的时空条件下制作完成,时间和空间的差异也可作为否认其原始性的依据。


由于电子档案的以上属性特征,可以认为,只要它的内容确实是当时由原作者撰写或制作出来,此后从未修改过,我们可以认定它是原始的,尽管它没有固定的载体,没有实在的物理形态,甚至因转换而失去了原来的格式。电子档案的这种“原始性”概念是与纸质文件“原件”的概念相对应的,与纸质文件“原件”的区别主要在于,它抛弃了文件形式上的原始性,即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化,仅以文件中所含信息的真实、准确,即内容的原始性为唯一标准。


在管理电子档案时,要保障好电子档案的真实性,使电子档案的内容、结构和背景


信息经过传输、迁移处理后保持不变,与形成时的原始状态一致,即保障电子档案的原始性。


2.完整性


在管理电子档案时,要确保电子档案的齐全完整,使与记录工作活动的具有联系的


电子档案及其他形式的相关档案数量齐全,每份电子档案的内容、结构、背景信息没有


缺损。因此,在归档时,要考虑归档包括能使电子档案正常显示和读出支持性文件和辅


助性、支持性文件。


3.可读性


在管理长期保存的电子档案时,秘书人员要确保电子档案经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后,在保持电子档案内容的真实性外,能够正常显示,使人们能够识读。




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