秘书基础:电子档案的归档

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电子档案的归档


(1)归档方式。电子档案的归档方式有物理归档和逻辑归档。


1)物理归档。物理归档是将计算机及其网络上的电子档案集中传输至独立的或可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。以网络传输方式进行的归档亦称在线归档,以介质传递方式进行的归档亦称离线归档。


在线归档也称网络归档,包括两种情况:一种是指将归档的电子文件通过网络直接传输到档案部门,或加工后传输到档案部门规定的地址中,并存储在档案部门本地载体的过程;另一种是指逻辑归档,指在计算机网络上进行的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。


离线归档也称卸载式归档、介质(载体)归档或脱机归档。需要脱机保存的电子文件包括:暂存一段时间后再销毁的电子文件、涉秘文件,现行作用较小的永久性文件及需要备份的文件等。需要脱机保存的文件应选用优良、符合标准的载体。《电子文件归档与管理规范》推荐采用的载体,其优先顺序依次为:只读光盘、一次写入性光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。软磁盘不允许作为长期保存的脱机归档载体。


物理归档可以实现电子档案的集中管理,保证电子档案的安全性。物理归档并未对文件生成部门的使用造成不便,内部联网的单位,文件生成部门的工作人员通过网络可以很方便地利用归档文件信息;内部未联网的单位,在安全保护职责明确的前提下,可允许归档文件在生成部门的计算机中保存一段时间后再删除。


2)逻辑归档。逻辑归档是指文件形成部门将归档电子档案的逻辑地址通知档案部门,档案部门通过网络接收、控制和管理电子档案。逻辑归档后的档案信息可以全部在网络中显示和检索利用,电子文件生成时在什么位置,归档后的物理位置保持不变。


采用逻辑归档的机构,一方面,档案部门能够掌控归档文件,归档文件的著录信息、存储地址及相关链接会自动保存到档案部门的数据库中,方便其他人员的查询;另一方面,文件生成部门仍然可以方便地使用该文件,但其权限受到很大限制,比如不能修改或删除等。逻辑归档有助于充分利用机构内部的网络资源,实现信息共享。同时,逻辑归档对于机构网络建设和电子文件管理系统功能的要求较高,必须保证档案部门在不实际拥有文件数据的情况下,能够对其安全保管和合法存取进行有效的监控。


为防止网络瘫痪、崩溃时文件的丢失以及保护归档电子档案的真实性和完整性,一般还需要采取以下措施对逻辑归档的电子文件加以控制:


第一,采取备份措施。把这些电子文件纳入机构的数据备份方案,永久保存的电子文件应有脱机保存的备份。第二,定期物理归档。定期将有长期或永久保存价值的文件从网络上下载,进行物理归档,减少网络的荷载,提高网络速度。


《电子文件归档与管理规范》还特别强调,当公务或其他事务处理过程只产生电子


文件时,应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份,存储于能够脱机保存的载体上。


(2)归档时间。电子档案的归档时间有实时归档和定期归档两种。实时归档是在电子档案形成后即时归档,定期归档是按规定的归档周期归档。


采用逻辑归档的单位,应尽可能实时进行,以免发生失控;采用物理归档方式的单位,电子档案的归档时间可借助纸质文件归档经验,遵照有关规定定期完成;双套归档的电子档案和纸质档案,归档时间应统一。


(3)归档要求


1)归档的电子档案应完整齐全。凡是归档范围内的文件均应及时归档,不得分散保存。


2)归档的电子档案应真实有效。文本文件应是最后定稿,图形文件如经更改,应将最新版本连同更改记录一并归档。各种文件的草稿,根据需要决定是否归档。


3)归档的电子档案要经过整理。文件形成部门应对文件载体进行整理,在其包装盒表面粘贴说明性标签,注明编号、名称、密级、软、硬件环境等,填写《归档电子文件登记表》。


(4)电子档案的整理。电子档案的整理是指按照一定的原则和方法,将收集积累的电子文件分门别类进行清理,为归档做好准备工作。电子文件整理包括两个层次:一是对分类、排序的组织。就是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合,使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。二是组织建立数据库。


主要工作内容:首先是对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的,对这些电子文件要进行分门别类地管理,就要进行科学的分类。要按门类划分要求,结合本单位的专业和电子文件内容制订分类编号方案。分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分,并给每份电子文件一个固定的唯一的号码,从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次是对电子文件的登记。电子文件的整理是未来的电子档案管理和利用等工作的基础。


与纸质文件相比较,电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的,经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态,通过检索,可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来,数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。特别说明的是,无谢在任何条件环境下,都要拷贝一套保存,并对这套软、硬件环境做好说明。有些必须以纸质文件存在时,可输出纸质文件保存。


(5)履行归档手续。电子档案经检验合格后,形成部门或档案部门要履行归档手续,即形成部门与档案部门均应在《归档电子文件登记表》和《归档电子文件检验登记表》上签字或盖章,这两张表格均应一式两份,移交双方各留存一份备查。




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