秘书基础:电子档案的利用

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电子档案的利用


(1)电子档案提供利用的方式


1)电子阅览室阅览。电子阅览室配备专用的计算机阅览设备,为利用者提供良好的阅档环境,方便对利用者进行指导,利于控制电子档案的使用情况和保护电子档案。不便在计算机网络上浏览的以及具有机密性的电子档案,可以在电子阅览室提供利用。要建立相关的阅览制度,对利用者阅览、拷贝、摘抄档案的手续、权限等作明确的规定,保证电子档案安全。


2)复制。按照有关规定,向利用者提供复印文件以及拷贝在各种载体上的电子档案复制件的利用方式。


3)出借。在单位内部,因工作的特殊需要,会有借出电子档案磁盘或光盘在工作岗位上利用的方式。电子档案必须建立严格的审查与借阅制度。借出电子档案要履行借阅手续。


4)在线利用。在线利用是指在网络上进行电子档案的利用活动,包括局域网服务 和互联网服务。


局域网有特定的服务范围,主要用于电子档案的查询。尚未开放的档案信息应在局 域网进行利用,根据利用者的利用权限提供利用。


互联网用于开放档案的提供利用,其服务的具体形式多种多样,包括提供档案信息 检索、提供开放的档案目录、公布档案原件、网上展览、电子档案汇编成果展示等。现 在很多单位可以通过内部建立网站来实现文件信息的共享,这对于那些有许多分支机 构、营业网点比较分散的单位尤其便利。建立网站后,这些散布在不同地点的分支机构 或网点,查阅或检索信息尤其方便,不需要跑到总部而在本地即可在网上查找到相关的 信息。通过在线利用实现信息共享的步骤为:一是建立网站,以提供电子文件网络检 索;二是对档案信息进行加工,主要是著录和标引,组织检索数据库,编制数字形式的 检索工具和著录条目,在对它们之间的联系进行分析的基础上,设计站点体系结构和导 航方案;三是根据导航方案,设计数据库;四是通过互联网在单位内部实现文件信息的 共享(也可根据需要选择可对外界开放的档案信息与社会公众进行共享)。


(2)电子档案利用中应当注意的问题


1)提高电子档案信息安全意识。由于电子档案在利用方面具有上述特点,对利用过程中的控制比纸质档案要困难,如果秘书人员缺乏足够的知识和经验,有时不能及时发现问题,因此必须具有信息安全意识。目前对提供电子档案应持谨慎态度,在无确定把握时可限制利用方式(如限档案室内阅览、转换成纸质文件提供利用等),以防出现泄密、信息失真、损失、病毒入侵等方面的问题。具有保密要求的电子文件,上网时要有稳妥的安全保密措施。


2)制定电子档案的利用制度。除了档案利用的一般制度外,对于利用电子档案应有专门的制度,包括利用资格审查、利用权限控制、阅览操作、复制等方面的限制。


3)加强电子档案综合利用技术的研究和开发。随着计算机技术、通信技术和网络技术的发展,电子档案的利用具有广阔的前景。但是每一种利用方式的应用都要靠人的设计和操作,因此,秘书人员应努力开发档案利用方面的系统功能,为利用者提供更多、更方便的服务。


【注意事项】


(1)可以采用双套制归档。目前电子文件的法律效力在我国尚未得到完全认可,电子档案的管理体制和管理方法还有诸多缺陷,计算机技术的应用并不十分成熟,电子档案和纸质档案处于并存、共用的局面。很多单位将电子档案转换为纸质档案,或代为履行其文件职能(如文件打印盖章后方有效),或作为证实电子信息真实性的副本。为了在计算机系统或网络系统出现意外故障时能够确保电子档案的完整性和真实性,可以采取“双套制”归档。“双套制”归档指采取物理归档或逻辑归档的电子档案,同时制成纸质档案予以归档的方式。实行“双套制”归档主要是指具有法律凭证作用的,需要确保其安全、秘密和真实性的电子档案。


(2)电子档案在归档时要进行技术鉴定。鉴定的内容包括:档案的技术状况是否完好,支持软件以及配套的纸质文件和登记表是否完整,文件各个要素是否完备,包括可视和不可视部分;文件各要素的手段是否有效,如超级链接等。由于电子档案保管环境的变换需要进行多次,技术鉴定第一次是在文件归档前进行,以后每次迁移后一般都需要重新鉴定档案的技术状况。检验的结果应填写《电子档案接收检验登记表》。


(3)要维护电子档案信息的安全。应运用电子信息安全防护的技术手段,如信息加密、电子签名、身份识别、防止计算机病毒、信息备份、信息迁移等,保护电子档案信息的安全。




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