秘书基础:办公程序管理的必要性

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办公程序管理的必要性


必要性:


总结出合理可行的工作模式和流程,提高工作效率。


2.办公程序管理的特征


通过对办公程序的管理,使办公流程科学化、合理化。


办公程序管理的特征主要表现为:


(1)合理性。合理完善的状态,调整、完善。


(2)择优性。通过实践总结出来的工作流程应该作为固定模式。


(3)可操作性。这是办公管理程序的重要特征。要给程序执行者以发挥主动性的空间。


(4)稳定性。一种合理的、可操作的程序确定下来,就不宜轻易改变,要在一定的时间和范围内保持相对稳定。


3.改进办公管理程序的原则 重要考点:


(1)减少环节,提高效率。


尽量减少中间的流动环节,只有这样,才能提高办事的效率。


(2)职权明确,专人负责。


按照事务的轻重缓急安排事务的办理顺序,哪一个流程、哪一个环节出现问题,.应由其负责人承担责任。


(3)相互独立,结构严密。


每项工作的流程有着相同性和不同性,即相互独立,这一流程区别于其他流程;


又相互连接,在整体上结构严谨,以避免重复地工作。


4.改进办公管理程序的方法:


(1)确定需要改进的程序。办事效率最低的程序,绘成改进办公事务工作的流程表。


(2)确定衡量关键指标,用这一指标对照检查流程表中存在的问题。


(3)分析原因。只有找出该流程效率低下的原因,才能制定改进措施。


(4)提出改进方案。可以根据实际情况提出多种改进方案,将这些方案进行认真的分析和比较,确定最佳方案。


(5)实施方案。任何好的方案都必须经过实践的检查。实施改进方案并对实施结果进行监控。


5.办公流程的确定


(1)办公流程的确定首先要以组织的结构为依据。


所谓组织结构是指组织成员为完成工作任务,实现组织目标而在职责、职权等方面的分工、协作等体系。


(2)办公流程的设计与改进,


(3)办公流程的设计考虑客户的需要和方便。


(4)各项流程既要相互独立,又要避免工作的重复和遗漏。


(5)办公流程本身要有可改善性。重新安排、修改、合并、替换、精简。


(6)办公流程应尽量精简,减少不必要的环节,复检的环节次数越少越好。




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