电子邮件的格式和范文

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电子邮件(E-mail)是建立在计算机网络上的一种通信形式。计算机用户可以利用网络传递电子邮件,实现相互通信。电子邮件可在计算机局域网上进行,也可在计算机广域网上进行。进行电子邮件通信,必须在网络文件服务器(即计算机)上建立电子邮件的“邮局”。它是电子邮件的中心集散地,可为每个用户设置有地址的信箱。别人可向该信箱发送电子邮件,信箱的主人则可在方便时从信箱中取出对方发来的邮件。这里的“邮局”实际上是网络文件服务器上的一组数据库文件。
电子邮件伴随着电子计算机的普及,成为当今时代人际交流的重要的文书样式。它既可用于处理公务,还可用于私人交往。起着沟通信息、交流感情的作用。使用电子邮件进行对外联络,不仅安全保密,节省时间,不受篇幅的限制,传输速度快,能够跨越时空,而且还可以大大地降低通信费用,它为信息时代人们的快节奏、高效率信息传递提供了便利与可能。
(二)电子邮件的撰写
1.电子邮件的结构与内容
电子邮件由邮件头和正文结构而成。
邮件头包括收件人、抄送人地址、主题(邮件名称)、发件人地址等内容。正文包括三部分内容。
(1)信头。第一行顶格写对收信人的称呼。
(2)信体。开门见山、直接人题,告知事宜,传递信息,分享情绪,可自由发挥。
(3)信尾。写明发邮件人姓名、发邮件日期。
2.电子邮件的撰写要求
(1)主题要明确。一封电子邮件,大都只有一个主题,并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当,收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。
(2)语言要流畅。电子邮件要便于阅读,就要以语言流畅为要。尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时,则最好标明出处,以便收件人核对。
(3)内容要简洁。网上的时间极为宝贵,所以电子邮件的内容应当简明扼要,愈短愈好。
(4)结构要完整。要有“头”有“尾”,有称谓有署名,保持应用文体格式规范的良好写作习惯。
(三》电子邮件使用注意事项
1.避免滥用
在信息社会中,任何人的时间都是无比珍贵的。在社会交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间。
有鉴于此,若无必要,轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈天说地,或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出,更不宜随意以这种方式在网上“征友”。
2.注意礼节
一般而言,收到他人的重要电子邮件后,应即刻回信,既回复对方所提事宜,又是一种礼节的需要。
3.注意编码
由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因,我国的内地、台湾地区、港澳地区,以及侨居国外的华人,目前使用着互不相同的中文编码系统。因此,当用中国内地的编码系统向生活在中国内地之外的其他一切国家和地区的中国人发出电子邮件时,由于双方所采用的中文编码系统有所不同,对方便很有可能只会收到一封由乱字符所组成的“天书”。因此,此时必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统,以保证对方可以收到自己的邮件.
4.慎选功能
现在市场上所提供的先进的电子邮件软件,可有多种字体备用,甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色,但是此类功能商界人士是必须慎用的。
这主要是因为,一方面,对电子邮件修饰过多,难免会使其容量增大,收发时间增长,既浪费时间又浪费金钱,而且往往会给人以华而不实之感。另外一方面,电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。这样一来,他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷,因而使之前功尽弃。
电子邮件作为随着高科技时代应运而生的一种应用文体,每个人都有责任、有义务为其建立规范的行文格式与文明的语言模式,使其写作有章可循。这样
便能保证其作为一种文书样式的严肃性,并保持其经久不息的生命力,从而维护社会交际环境与精神文化领域的文明有序发展。
例文
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二00九年七月六日


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